Guia de implantação do 5S:
1ª etapa: equipe de implantação.
Formar uma equipe para trabalhar na implantação, preferencialmente os membros devem ser de diferentes setores, devem ter disponibilidade para conduzir esse processo, divulgando, treinando, orientando, esclarecendo dúvidas e fazendo visitas rotineiras de acompanhamento.
Futuramente essa equipe será uma espécie de consultoria interna do 5S.
2ª etapa: Planejamento.
Equipe de implantação deve elaborar um cronograma, um plano de orientação, dividir as atividades. Todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.
3ª etapa: Fotos e registros.
É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas, especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, esses dados servirão para discutir as falhas, as ações corretivas e ações de melhoria.
4ª etapa: Reunião.
Esta reunião refere-se a um encontro com todos da empresa, já que a reunião dos membros da equipe de implantação ocorreu na etapa 2, planejamento.
A equipe vai iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho, também deverá explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.
É preciso agendar reuniões periódicas entre a equipe de implantação para analisar o andamento do processo.
5ª Etapa: Implantação.
Pode-se iniciar a implantação utilizando o modelo de Setor Piloto e equipe de consultoria interna.
Esse trabalho piloto deve ser conduzido pela equipe de implantação do projeto e vai servir de exemplo para os outros setores.
Após o termino desse setor piloto a equipe, que já terá experiência, não vai realizar mais as tarefas do 5S, os outros setores seguirão o exemplo do piloto e a equipe será apenas uma equipe de consultoria, que participará treinando, tirando duvidas, garantindo que os padrões sejam seguidos e realizando auditorias.
Após a reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o programa começa a ser efetivamente implantado. Começando pelo primeiro S.
1 - DESCARTE.
Escolha um local onde serão colocados todos os materiais que serão descartados, o tamanho da área depende do tipo de material do setor, por exemplo, para descartar material de um escritório pode ser utilizado apenas uma mesa, já para um setor de manutenção, onde os objetos de descarte provavelmente são maiores a área deve ser maior.
Separe tudo o que não é útil encaminhe para o local de descarte.
2 – ARRUMAÇÃO.
Todos os objetos que permaneceram no setor depois de terminada a fase do descarte agora precisam ser colocada organizados, ordenados e identificados.
Ordenados significa que devem ser dispostos na ordem de freqüência de utilização.
Usado sempre deve ser colocado próximo ao local de trabalho.
Usado ocasionalmente: deve ser colocado um pouco afastado do local de trabalho.
Usado raramente, mas necessário: deve ser colocado separado, em local determinado.
Devem utilizar-se etiquetas adesivas como a nomenclatura escolhida como padrão para identificar os objetos móveis.
Convide as pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.
Se possível fotografe o material descartado, isso possibilitará ter uma visão de quanto desperdício foi eliminado logo no primeiro s do sistema, servirá também de exemplo e motivação para todos.
3 – LIMPEZA.
No inicio enquanto descartava o material inútil você deve ter aproveitado para realizar uma boa limpeza, agora é só manter assim, claro que não é fácil, porém é o que deve ser feito.
Mais do que limpar é preciso a prender a não sujar, nesta etapa você deve eliminar todas as fontes de sujeira.
4 - PADRONIZAÇÂO, SAÚDE E HIGIENE.
Nesta fase você definir os padrões de identificação a serem seguidos, se serão coloridos, com figuras, etc.
As definições dos padrões devem ser descritas em um documento único, que depois de aprovado será o GUIA do 5S, ele deve conter em detalhes tudo que se refere ao programa, como roteiro de implantação, tamanho das etiquetas e seus modelos, critérios das auditoras, enfim tudo deve constar e nada diferente do que está escrito pode ser feito.
5 - AUTODISCIPLINA.
Essa etapa não tem uma atividade especifica, nesta fase são trabalhadas as atitudes, os comportamentos, e por isso é tão difícil de ser realizada.
Para manter a autodisciplina o mais importante é saber que o 5 S não acaba aqui.
A partir de agora entramos na etapa de acompanhamento, que não acaba nunca.
6ª Etapa: Acompanhamento.
Devem ser realizadas auditorias pela equipe de consultaria interna, inicialmente com uma freqüência semanal e de acordo com a evolução do processo aumenta-se essa freqüência.
Custo de Implantação do Método 5S:
O custo para a implantação do programa não é alto e os recursos podem ser alocados do orçamento da empresa ou do setor.
De acordo depoimentos de instituições em que com o método já foi implantado ou está em implantação, não houve dificuldades para o custeio ou necessidades de compra excessiva de itens.
Quanto mais rápido o pessoal se mobilizar para implantar o programa e se dedicar, menores serão tempo e custos para implantar.
A frase mais importante do método 5 S é:
“Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.”
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